Factura electrónica: la AFIP tiene todo listo para obligar a los profesionales

La Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) ya tiene todo listo para en menos de dos semanas obligar a los profesionales a facturar de manera electrónica.

Puntos Importantes

• En menos de dos semanas, se inicia una nueva etapa del comprobante virtual que alcanzará –entre otros- a contadores y abogados que facturen más de $600.000 al año.
• La AFIP prevé que –a más tardar- en tres años, todos los comprobantes “A” se emitirán vía web.

Puntualmente, la nueva etapa alcanzará -entre otras profesiones- a contadores y abogados que facturen más de $600.000 al año. Por lo tanto, el facturador online que obligaba a los profesionales con una facturación mayor a $300.000 y menor a $600.000 pasa a ser optativo.

Desde la AFIP confirmaron a iProfesional.com que el esquema de implementación sigue sin cambios y que -hasta el momento- no se tiene previsto otorgar una nueva prórroga. El objetivo a largo plazo consiste en que a más tardar en tres años todas las facturas tipo "A" se emitan electrónicamente.

Vale tener presente que ante los múltiples reclamos de las entidades que agrupan a los profesionales, el fisco decidió prorrogar hasta el 2009 la llegada del comprobante virtual a los estudios profesionales. Originalmente, la implementación estaba prevista para el 1º de noviembre pasado.

Precisiones
Por lo tanto, a partir de 2009 sólo estarán alcanzados determinados profesionales que superen $600.000 en concepto de facturación anual. En este caso particular, deberán hacerlo a través del Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos (RECE).

Por otra parte, quienes estaban obligados a través del Régimen de Factura en Línea (RCEL), podrán optar por cumplir o no con el uso del comprobante electrónico. Es decir, aquellos profesionales que facturen al año entre $300.000 y $600.000 estarán excluidos del cumplimiento, pero en esta primera etapa.

Si bien el objetivo a largo plazo de la AFIP es la incorporación de todos los servicios profesionales, en esta fase inicial -que arranca en menos de dos semanas- la obligación alcanza sólo a quienes facturan más de $600.000 al año mientras que se desempeñan como:

• Abogados.
• Licenciados en Administración.
• Licenciados en Economía.
• Licenciados en Sistemas.
• Contadores Públicos.
• Actuarios.
• Escribanos.
• Notarios.
• Ingenieros.
• Arquitectos.

El esquema de la implementación de la nueva etapa es el siguiente:

Fuente: AFIP

En referencia al objetivo que moviliza a este nuevo régimen, Marcelo Costa, subdirector general de Fiscalización del organismo, oportunamente señaló: "Apuntamos a tener los datos de la factura previamente a que la empresa emisora la envíe a su cliente".

De esta manera, la AFIP busca facilitar la tarea de los contribuyentes y también restringir las posibles maniobras de evasión. Esto es así, ya que permitirá agilizar las labores de inteligencia fiscal a fin de direccionar de mejor manera las inspecciones a realizar.

Situaciones particulares
La aplicación efectiva de la herramienta virtual por parte de los profesionales genera algunas dudas puntuales que incluso fueron esclarecidas desde la AFIP.

En este sentido, vale recordar que en principio el fisco definió -en lo que se refiere específicamente a los estudios profesionales- que cualquier sujeto, ya sea persona física o jurídica, que preste los servicios mencionados anteriormente “se encontrará alcanzada si llega al monto mínimo de facturación requerido ($600.000 anuales)”.

En este marco, uno de los casos que podría darse -y sobre el cual se requerían precisiones-, es por ejemplo, el de un estudio integrado por un contador y un abogado donde cada uno factura $350 mil al año, sin llegar de esa forma al límite determinado por la AFIP de 600 mil individualmente, pero que en conjunto sí superan ese importe.

Ante esa situación, desde la Subdirección de Fiscalización oportunamente respondieron que “dependerá de cómo se encuentren inscriptos, si cada uno se encuentra inscripto como persona jurídica, deberá considerar los montos facturados individualmente”.

“En caso de que se trate de una sociedad, el monto que deberá tenerse en cuenta es el facturado por la misma”, explicaron. Siguiendo ese criterio, en el caso de no alcanzar los 600 mil pesos anuales, no se encontrarán obligados a facturar electrónicamente.

Por otra parte, dado que los estudios están conformados por profesionales que también realizan una actividad autónoma, las dudas sobre cómo facturar frente a esta situación también fue disipada: “Si los profesionales además de trabajar en forma dependiente en un estudio, realizan una actividad autónoma, deberán evaluar en cada caso la facturación”.

En tanto, considerando que es habitual que en los estudios profesionales trabajen una diversidad de profesionales, existe siempre la posibilidad de que alguna de las profesiones se encuentren alcanzadas taxativamente por la reciente norma y otras no lo estén. En esos casos, de acuerdo con lo detallado por el organismo, si el estudio profesional realiza una de las actividades anteriormente detalladas, “éste se encontrará alcanzado si llega al monto mínimo de facturación requerido -es decir a los $600.000 anuales-”.


Hernán Gilardo

© iProfesional.com

La AFIP precisó el alcance de la factura electrónica para estudios profesionales

El fisco respondió en exclusiva a iPorfesional.com qué sucederá con los contadores, abogados, escribanos, entre otros casos. Hasta dónde alcanza la obligación de uso en trabajos multidisciplinarios. Qué criterios se aplicarán si el matriculado es autónomo y trabaja también en relación de dependencia.

Después de que la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) oficializara la puesta en marcha de la factura electrónica para los profesionales, la pregunta sobre qué sucederá con los estudios integrados por contadores, abogados, escribanos y economistas, entre otros, parecía no tener una respuesta clara.

Puntos Importantes

• Los estudios profesionales deberán utilizar la factura electrónica si alcanza los montos mínimos de facturación
• En el caso en que dos profesionales alcancen el mínimo en forma conjunta, dependerá de cómo se encuentren inscriptos
• Los profesionales que realizan una actividad autónoma por fuera del estudio, deberán considerar la facturación en cada caso

Consultados por iProfesional.com, desde la Subdirección de Fiscalización del organismo, dirigida por Marcelo Costa, aclararon cuál será el criterio del organismo recaudador frente a los casos de estudios profesionales multidisciplinarios, donde cada matriculado que interviene en las tareas (por ejemplo balances, escrituras, análisis, informes, certificaciones, entre otros) por separado no alcanza el monto de facturación requerido para aplicar la herramienta, pero considerados en conjunto sí entran en los parámetros que obligan a utilizar la factura electrónica.

Por otra parte, desde la Subdirección también se detallaron los criterios que el fisco nacional empleará en las situaciones en los que los profesionales además de facturar por su trabajo en relación de dependencia en un estudio, realizan una actividad como autónomo.

Cómo deberán proceder en éstos y otros casos específicos resulta, desde la oficialización de la norma, un punto clave para la aplicación efectiva de la nueva herramienta informática que comenzará a implementarse en noviembre próximo para los profesionales cuya facturación anual supere los 300 mil pesos.

Cómo facturar caso por caso
Si bien la reciente oficialización de la norma, que determina el uso de la factura electrónica, comprende los aspectos principales para su implementación; la aplicación efectiva de la herramienta requería que algunos aspectos técnico-prácticos fueran esclarecidos desde la AFIP.

En principio, el fisco definió en lo que se refiere específicamente a los estudios profesionales que “cualquier sujeto, ya sea persona física o jurídica, que preste los servicios mencionados en los anexos de la norma se encontrará alcanzada si llega a los montos mínimos de facturación requeridos”.

En este marco, uno de los casos que podría darse -y sobre el cual se requerían precisiones-, es por ejemplo, el de un estudio integrado por un contador y un abogado donde cada uno factura $250 mil al año, sin llegar de esa forma al límite determinado por la AFIP de 300 mil individualmente, pero que en conjunto sí superan ese importe.

Ante esa situación, desde la Subdirección de Fiscalización respondieron que “dependerá de cómo se encuentren inscriptos, si cada uno se encuentra inscripto como persona jurídica, deberá considerar los montos facturados individualmente”.

“En caso de que se trate de una sociedad, el monto que deberá tenerse en cuenta es el facturado por la misma”, explicaron. Siguiendo ese criterio, en el caso de no alcanzar esa los 300 mil pesos anuales, no se encontrarán obligados a facturar electrónicamente.

Por otra parte, dado que los estudios están conformados por profesionales que también realizan una actividad autónoma, las dudas sobre cómo facturar frente a esta situación también fue disipada: “Si los profesionales además de trabajar en forma dependiente en un estudio, realizan una actividad autónoma, deberán evaluar en cada caso la facturación”.

En tanto, considerando que es habitual que en los estudios profesionales trabajen una diversidad de profesionales, existe siempre la posibilidad de que alguna de las profesiones se encuentren alcanzadas taxativamente por la reciente norma y otras no lo estén. En esos casos, de acuerdo con lo detallado por el organismo, “si el estudio profesional realiza una actividad alcanzada por los anexos I y II de la resolución general 2485, éste se encontrará alcanzado si llega a los montos mínimos de facturación requeridos”.

Las profesiones alcanzadas
De acuerdo con lo establecido por la AFIP, si bien el objetivo a largo plazo es la incorporación de todos los servicios profesionales, en esta etapa inicial que arranca en noviembre próximo, la obligatoriedad de emitir electrónicamente las facturas alcanza sólo a quienes obtengan más de $300.000 al año y se desempeñan como:

• Abogados.
• Licenciados en Administración.
• Licenciados en Economía.
• Licenciados en Sistemas.
• Contadores Públicos.
• Actuarios. Escribanos.
• Notarios.
• Ingenieros.
• Arquitectos.

La reciente norma establece la creación de “un régimen especial para la emisión y almacenamiento electrónico de comprobantes originales que respalden las operaciones de compraventa de cosas muebles, locaciones y prestaciones de servicios”.

A tal efecto, el régimen comprende a dos sistemas de emisión de comprobantes electrónicos, como el Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos (RECE) y el Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos en Línea (RCEL).

Con esta nueva forma de facturación, el organismo recaudador busca facilitar las tareas administrativas y agilizar las labores de fiscalización. 

Paola Quain
© iProfesional.com

Dan nuevas pautas sobre la implementación de la factura electrónica

El fisco dio a conocer más detalles y aclaró dudas sobre el uso de la herramienta, mientras el empadronamiento de los sujetos obligados sigue en marcha. Las respuestas del organismo ante posibles excepciones, la determinación de montos y la anulación de comprobantes, entre otras particularidades

La Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) brindó nuevos detalles sobre la implementación de la factura electrónica. Entretanto, ya está en marcha el empadronamiento de los sujetos que se encuentran alcanzados por el régimen de facturación que comenzó en octubre.

De esta forma, el organismo busca esclarecer aún más las inquietudes de los futuros usuarios de la herramienta web, considerando que el nuevo mecanismo comenzará a utilizarse y a expandirse a más contribuyentes a partir de noviembre. No obstante, se espera que la AFIP también emita una nota externa con pautas adicionales.

En ese marco, precisó qué sucederá en los casos en que los profesionales cuenten con un controlador fiscal por desarrollar otra actividad, también dio detalles sobre la correcta determinación de los montos y cuál será el procedimientopara anular los comprobantes, entre otros aspectos.

Con la suma de estas aclaraciones, se espera que a partir de noviembre los profesionales puedan comenzar a usar la factura electrónica sin dificultades, para posteriormente ampliar su uso en los próximos años. Con esos objetivos, se dio respuesta a las preguntas que formuló al fisco la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas(Facpce). Estas aclaraciones se suman a las que recientemente realizó el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad (Cpcecaba).

Las dudas de los profesionales 
Con el inicio del empadronamiento en octubre, los profesionales presentaron al fisco nacional las dudas sobre la aplicación de la herramienta. Si bien ya se brindaron explicaciones sobre el mecanismo electrónico, ahora el organismo recaudador profundizó las aclaraciones.

A continuación las inquietudes planteadas ante la Facpce:

- El primer caso está vinculado con un profesional que tiene una actividad relacionada con un bar o restaurant y posee un controlador fiscal. Por esta situación, tiene dudas sobre si está obligado a facturar electrónicamente por el Régimen de Emisión de Comprobantes en Línea (RCEL).

En este caso, el fisco aclaró que el contribuyente deberá seguir utilizando el controlador fiscal para los comprobantes B, mientras que deberá emitir los comprobantes A en forma electrónica.

- Otro de los casos consultados por los profesionales se refiere al de una empresa que se encuentra obligada a aplicar el régimen de factura electrónica por el desarrollo de una actividad secundaria, incluida en las recientes normas. En este marco la duda que surge es si debe emitir comprobantes electrónicos por todas las actividades que desarrolla o solamente por aquellas detalladas en las normas.

En este sentido, la compañía puede optar por emitir de manera electrónica las facturas vinculadas a las actividades que no se encuentran incluidas en las normas aunque, desde luego, aquellas que sí lo estén deberán emitirse por esa vía. 

- Otra de las inquietudes, que manifestaron los profesionales, está vinculada a la excepción de la obligatoriedad para la prestación de servicios de software -cuando la “cantidad” de comprobantes E emitidos mensualmente sea mayor al 90% del total de la facturación A y E del mismo período-.

Para comprender exactamente cuándo corresponde la excepción, debe entenderse por “cantidad”el número de comprobantes emitidos y no el monto total de los mismos, según aclaró el organismo recaudador.

- Por otra parte, el fisco aclaró que no se deben incluir los honorarios percibidos por vía judicial para calcular los montos mínimos de ingreso al régimen, considerando que el monto de facturación al que se refiere la norma es el “efectivamente facturado”.

- El código de barras fue otra de las dudas expuestas por los profesionales. Al respecto, se consultó si en la implementación de la factura electrónica, en la generación de la factura en formato PDF es obligatorio incluir el código de barras.

En este sentido, la AFIP aclaró que los contribuyentes alcanzados por el Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos (RECE) o quienes opten por el mismo, tienen a disposición dos métodos para la aceptación de la solicitud -Aplicativo y WebServices-, donde se devuelve unresumen de datos, entre los que va incluido el Código de Autorización Electrónica (CAE). 

En estos casos –agregaron-, la generación y puesta a disposición del comprobante está a cargo del contribuyente, y no se estableció en las normas la obligatoriedad de incorporar el código de barras.

En tanto, existe un tercer método, que es la generación del comprobante por medio del Régimen de Factura en Línea (RCEL), en este caso la generación del documento es realizada por el sistema y el mismo incorpora el código de barras. 

- Otra de las  dudas se refirió a la posibilidad de anular los comprobantes emitidos electrónicamente. Al respecto, el fisco aclaró que no existe la anulación de un comprobante ya generado y que, en el supuesto de necesitar revertir la operación la metodología seria a través de emisión de notas de crédito.

- Uno de los problemas que también se planteó frente al uso obligatorio de la factura electrónica es cómo acreditar “la inoperatividad del sistema”. En otras palabras, preguntaron los profesionales, qué deberán hacer si se corta la luz.

En respuesta, las autoridades fiscales aseguraron que se deberá presentar una nota ante la agencia y eso generó una fuerte disconformidad entre los profesionales. Funcionarios de la AFIP destacaron, en tanto, que desde 2006 hasta el momento no se ha impuesto ninguna multa por este motivo, subrayando de esa forma que desde el organismo tienen en cuenta esta posibilidad.

- Por otra parte, se le preguntó al fisco qué sucederá en el caso de un profesional que, por los montos de facturación no se encuentra obligado a ingresar en el régimen, e ingresa de manera opcional en el RECE y luego supera los montos mínimos que lo obligan en el RCEL.

Ante esta situación, se consultó si debe ingresar de manera obligatoria en el RCEL. Desde la AFIP señalaron que, si bien quedaría encuadrado en el empadronamiento como RECE optativo y RCEL obligatorio, podría continuar utilizando cualquiera de los métodos para realizar comprobantes electrónicos para los comprobantes no alcanzados por el RCEL.

El organismo precisó también debería habilitar un nuevo punto de venta para realizar los comprobantes en línea RCEL, utilizando éste último método para los alcanzados.

- Además se planteó el caso de un profesional que obtiene ingresos a través de una actividad complementaria aún no alcanzada por el régimen de facturación electrónica; por ejemplo, un contador que también gane dinero por actividades agropecuarias. Oportunamente, María Veltri, Jefa de la División de Registración de Operaciones de la AFIP, aclaró: “Como la obligación de emitir electrónicamente los comprobantes viene dada por la actividad realizada, sólo deberá confeccionar las facturas vinculadas a la profesión”.

Más allá del criterio mencionado, Veltri, explicó que “el monto facturado anualmente se calcula en relación al individuo y no a la actividad realizada”. Es decir, sin importar cómo se genere, se toma el total facturado en el último año calendario.

Fuente: www.infobaeprofesional.com

La AFIP explica las claves de una nueva etapa de la factura electrónica

Con relación al régimen de factura electrónica, la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) ya tiene en claro cuál es el objetivo y cuándo lo cumplirá. El subdirector general de Fiscalización del organismo, Marcelo Costa, fue determinante: “en un plazo de dos años, el sistema incluirá a todos los inscriptos en el IVA, que utilizan facturas A”.

Si bien es una meta ambiciosa, un gran avance se dará a partir de noviembre. En poco más de dos meses la factura electrónica comenzará a ser obligatoria para los profesionales que tengan una facturación anual superior a los 300 mil pesos. A partir de 2009, según precisó Costa, “el volumen de facturación irá bajando gradualmente" para así incluir al total del universo de contribuyentes.

Como complemento, también se obligará a partir de noviembre, a las empresas de peajes, desarrolladores de software y compañías de publicidad.

Asimismo, a partir de octubre la AFIP pondrá en marcha un nuevo sistema registral tributario que unificará los datos aduaneros, impositivos y previsionales en un padrón único que reunirá a empresas y particulares.El nuevo padrón único obligará a un específico grupo de contribuyentes a registrar su foto, firma y, opcionalmente, sus huellas dactilares.
Aquellos que decidan registrar sus huellas podrán estar tranquilos ya que sólo la Justicia tendrá acceso a la misma de presentarse algún problema legal.Factura electrónicaTal como adelantó este medio, a partir de noviembre la AFIP presentará en sociedad el facturador online. Su nombre técnico será Sistema de Comprobantes en Línea (RCEL). "Estamos presentando un facturador online gratuito, en el cual se ingresará con la clave fiscal en el sitio de la AFIP y ahí se confeccionará la factura", detalló Costa.
Hasta el momento sólo está vigente el régimen de factura electrónica (RECE) que obliga a contratar a un proveedor que les brinde el software necesario para poder emitir las facturas virtuales, lo cual encarece los costos de su implementación.Como criterio lógico para determinar si el profesional debe implementar el RCEL o el RECE, la AFIP recurrió al monto de facturación anual:

• Si el profesional no supera los $300.000 directamente no está obligado a emitir facturas electrónicas.
• Si los ingresos se ubican entre $300.000 y $600.000 deberá utilizar el facturador online (RCEL).
• De superar los $600.000, obligatoriamente deberá implementar el RECE.
  

A su vez, a partir de noviembre el RECE obligará a otras actividades:

• Empresas de publicidad.


• Concesionarias viales urbanas y suburbanas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.


• Desarrolladores de software.

Además, el RCEL obligará a quienes realicen el expendio de comidas, restaurantes y pizzerías que cuenten con servicio de mesa.

Los sujetos obligados por ambos sistemas deberán emitir los comprobantes “A”, “M” y los “B” que superen los 10.000 pesos.Asimismo, de manera opcional, los monotributistas podrán inscribirse en el régimen y emitir sus facturas “C”.

Cada factura virtual requiere una autorización electrónica (Código de autorización electrónica –CAE-) por parte de la AFIP como elemento previo al envío del documento electrónico al comprador.Padrón únicoComo una medida que acompañara la creación de la Clave Única de Identificación Personal (CUIP), la AFIP instrumentará a partir de octubre un sistema registral tributario que unificará los datos aduaneros, impositivos y previsionales en un padrón único de contribuyentes.

Sobre un universo de 5 millones de contribuyentes, la AFIP aclaró que sólo 20.000 operadores de comercio exterior deberán registrar su firma digital y foto. Para obtener aún mayor seguridad en las transacciones, estos mismos operadores podrán registrar también, aunque en forma optativa, sus huellas dactilares.Altas fuentes de la AFIP confirmaron en exclusiva a iprofesional.com que “sólo la Justicia tendrá acceso a las huellas dactilares”.

Hernán Gilardo©iProfesional.com

Certificación de Servicios y Remuneraciones por Internet

A partir del 1º de agosto, obligatoriamente los empleadores para generar y emitir las Certificaciones de Servicios y Remuneraciones de sus trabajadores deberán hacerlo vía Internet, de acuerdo con lo establecido en la Resoluciones ANSES 642 y AFIP 2312. Para ingresar a la aplicación y obtener la Certificación de Servicios y Remuneraciones vía Internet, los empleadores - personas físicas o jurídicas - deberán poseer la clave de Seguridad Social generada por ANSES o la clave fiscal emitida por AFIP. Puede hacerlo ingresando en la sección Autopista de Servicios desde aquí utilizando la clave de Seguridad Social generada por ANSES, o bien ingresando a la página de AFIP http://www.afip.gov.ar/ con la Clave Fiscal, en la sección “Mi Simplificación”, solapa "Otros Servicios" "Certificación de Servicios - ANSES". Es indispensable como paso previo dar de alta el servicio Certificación de Servicios mediante la opción denominada "Administrador de Relaciones".

Para más información acceda a http://www.anses.gov.ar/canal_empresas/certif_servicios.htm

Factura Electrónica AFIP: ¿En que consiste?

En octubre de 2007 las Empresas de Seguridad han sido incluidas en el Régimen especial de emisión y almacenamiento electrónico de comprobantes originales (Resoluciones de la AFIP 1361 y 2177). Actualmente la AFIP se encuentra próxima a extender esta reglamentación a los Profesionales prestadores de Servicios e incluso a los Monotributistas categoría E.

¿Pero en que consiste exactamente el régimen de Facturación Electrónica implementada por la AFIP?

El funcionamiento es el siguiente: de ahora en adelante las facturas comprendidas en el régimen deberán contar con un Código a Autorización Electrónica (C.A.E.), para obtener dicho código se deben enviar vía Internet los datos de la factura en un formato especial a un servidor determinado a tal fin por la AFIP.

La AFIP validará la información y si es correcta devolverá como respuesta el CAE de esa factura. A continuación debe generarse la Factura Electrónica, que no es otra cosa que un archivo de computadora con todos los datos de la actual versión en papel más el CAE.

Dicha factura debe ser puesta a disposición del cliente, para ello puede ser enviada por email o alojada en un sitio Web al que el cliente puede acceder para visualizarla y/o imprimirla.

Finalmente la AFIP exige que las empresas alcanzadas por este nuevo régimen realicen un almacenamiento de los duplicados electrónicos según lo indicado en la Resolución 1361, que las obliga a almacenar y tener disponible en archivos con un formato y con un código de seguridad especial las facturas de venta y de compra.

¿Que opciones hay para cumplir con éste nuevo requerimiento de la AFIP?

Como primer paso se debe realizar la solicitud correspondiente ante la AFIP, ésta se gestiona vía Internet en el sitio de la AFIP (www.afip.gov.ar)

Una vez autorizada la solicitud se puede comenzar a emitir las Facturas Electrónicas, para ello hay varias alternativas.

Método manual:

Mediante el aplicativo de la AFIP “RECE” obtener el CAE de cada factura emitida mediante la carga manual o la importación de un archivo en un formato predeterminado.

Luego “imprimir” a un PDF o formato similar la factura y ponerla a disposición del cliente.

Almacenar los archivos correspondientes a los duplicados electrónicos en la forma, plazos y con el código de seguridad dictado por la resolución 1361.

Esta opción además de ser engorrosa implica una pesada carga administrativa adicional.

Método automático:

Implica la realización de todos los procesos en forma automática, transparente y con la menor intervención “humana” posible, con la finalidad de disminuir al máximo la carga administrativa adicional.

Para ello existen varias alternativas:

Solicitar al proveedor de su software de facturación actual, que realice los programas necesarios para realizar los procesos mencionados.
Encargar el desarrollo de dichos programas a otro proveedor.
Contratar a empresas que ofrecen una solución para emisión de factura electrónica y hacer que “dialoguen” con su actual sistema de facturación actual.
Comprar un nuevo sistema de facturación que emita facturas electrónicas.


Modo Mixto:

Consiste en realizar algunos procesos en forma automática y otros en forma manual

Conclusión:

Al tratarse de algo totalmente novedoso existe un alto grado de incertidumbre y desconcierto.El estado no ha ejercido su rol “evangelizador”, ya que no brinda ningún tipo de asesoramiento y ha dejado a las empresas de seguridad libradas a su suerte.

Los proveedores de paquetes estándar (ERP) para Pymes más conocidos (Bejerman, Tango, etc.) no han demostrado ningún tipo de interés en ayudar a sus clientes a cumplir con este requerimiento de la AFIP.

Algunas empresas tienen la suerte de que su proveedor de software se ha ocupado del tema y ha desarrollado una solución, ayudando a sus clientes a cumplir con este requerimiento de la AFIP. Otras no han tenido la misma suerte y deben salir al mercado a buscar la solución de un tercero.

Por lo que han aparecido nuevos jugadores ajenos al sector dispuestos a aprovechar “el río revuelto” para obtener una ventaja económica. Ofreciendo el servicio de “Facturación Electrónica” a precios más cercanos a las empresas que previamente han ingresado al régimen (Telefonía Celular, prepagas, etc.) que a las posibilidades de las Empresas de Seguridad.

Ante este panorama, nunca más cierto aquel viejo proverbio gaucho: “Desensillar hasta que aclare”, pero lamentablemente la AFIP no entiende de prórrogas que nos permitan esperar a que aclare.

Ante esto, la mejor solución parece ser estudiar el tema con el mayor detenimiento posible, informarse, evaluar todas las propuestas y fundamentalmente, no pagar costosas implementaciones ni atarse a contratos que obliguen a pagar cifras siderales por un tiempo mínimo de uno o dos años, ya que en unos meses va a “aclarar” y los costos y propuestas serán más razonables, permitiendo solucionar el tema de manera definitiva.


Lic. Guillermo Martín Toro
gmtoro@aipem.com

Es Licenciado en Sistemas
Director de AIPEM GROUP
Empresa proveedora de software para empresas de seguridad desde hace 15 años.

Capacitación en Seguridad Privada

La Cámara Argentina de Empresas de Seguridad e Investigación (CAESI) renovó su acuerdo con la Universidad Tecnológica Nacional para el dictado de cursos de capacitación para el cumplimiento de servicios de vigilancia privada.Los cursos de Capacitación Inicial (60hs) y Actualización (35hs) se dictan de lunes a sábados durante el presente mes. Dichos cursos son exigidos por CAESI a sus agencias de seguridad privada asociadas como requisito indispensable para desarrollar la actividad. Por otra parte, CAESI informa que ya está abierta la inscripción en la UTN para la carrera de Técnico Superior en Seguridad Urbana y Portuaria, la cual tiene una duración de dos años y habilita para desempeñarse como Director Técnico de Empresas de Seguridad. Informes e inscripción: CAESI - Sra.Griselda Tel: 4374-2278 /0958
socios-caesi@fibertel.com.ar

El Consejo pide que se ajuste la implementación de la factura electrónica

Los profesionales de la Ciudad solicitaron modificaciones al proyecto original de la AFIP adelantado por este medio. El detalle de los puntos cuestionados

La inminente ampliación del sistema de factura electrónica por parte de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) generó preocupación en el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (Cpcecaba) que dio a conocer su opinión sobre la implementación de la herramienta.
Tal como lo había adelantado infobaeprofesional.com, el nuevo sistema que el fisco pondrá en marcha, alcanzará a los estudios profesionales y tendrá como finalidad facilitar el procesamiento de la información para mejorar el control fiscal. (Lea más: El fisco lanza la factura electrónica para servicios profesionales)Ante la proximidad de su utilización, desde el Consejo dieron a conocer que se encuentra en contacto con el fisco nacional a fines de que se lleven adelante algunas modificaciones al proyecto original.Entre los principales cambios solicitados mencionados por el organismo, se encuentran:
No comparten el criterio de extender el régimen a todos los profesionales inscriptos en el IVA. Debería retomarse la idea primigenia de limitar su aplicación a las sociedades de profesionales debidamente inscriptas.
Tampoco debería aplicarse el régimen a los monotributistas categoría “E” por el incremento que ello generará en los costos de cumplimiento, lo que de ningún modo se ve justificado al no constituir un número significativo de contribuyentes -no más de 16.000- y sobre quienes el fisco ya posee adecuados instrumentos de fiscalización,
Resulta necesario establecer plazos suficientes de empadronamiento y puesta en marcha de los aludidos sistemas, por ser indispensable la amplia difusión previa y el estudio e implementación de las nuevas medidas por parte de los sujetos afectados, lo que conlleva la adaptación de sus sistemas de facturación.
Además de ello, todo sujeto obligado a su uso debería suscribirse a un servicio de internet de banda ancha y adquirir o desarrollar, en caso de no tenerlo, el software necesario para cumplir con los requisitos de registración establecidos por la resolución 1361, requerimientos todos éstos que exigen, para una implementación adecuada y efectiva, regular plazos no anteriores al 1 de enero de 2009.
Ante este tipo de reclamos, se prevé que la AFIP lleve adelante una serie de modificaciones antes de su lanzamiento definitivo. Desde los estudios profesionales, en tanto, esperan cambios que den respuesta a las condiciones en las que desarrollan sus actividades.

Fuente: infobaeprofesional.com

La Aplicación de la Informática en Empresas de Seguridad

La Aplicación de la Informática en Empresas de Seguridad.

Cada empresa de seguridad tiene sus particularidades, estilo y cultura, sin embargo, todas ellas tienen algo en común: el desafío de administrar una gran cantidad de información y manejar pesados y tediosos procesos administrativos que atraviesan toda la organización. las contribuciones de puede brindar la informática son casi obvias.

Introducción:

El objetivo de la presente nota es el de brindar una guía para un mejor aprovechamiento de la tecnología informática en las Empresas de Seguridad.

Particularmente profundizaremos en la aplicación de la informática para mejorar el gerenciamiento de la empresa y trataremos de evitar tecnicismos informáticos ya que esta guía está fundamentalmente dirigida a los dueños y gerentes de éstas empresas.

Cada empresa de seguridad tiene sus particularidades, estilo y cultura producto, entre otros factores, de la personalidad y formación de sus socios, sus productos comerciales, mercado objetivo, antigüedad, tamaño y distribución geográfica.

De esta forma existen empresas cuyos propietarios son retirados del las fuerzas armadas o empresarios “civiles”, empresas orientadas a la seguridad física, a las custodias, a la seguridad electrónica o investigaciones, cuyos clientes son mayormente grandes corporaciones, consorcios, industrias, countries, bancos, particulares, etc.. Empresas de 20 años de antigüedad o recién fundadas. Empresas cuya dotación se cuenta en miles o en docenas. Empresas zonales, regionales, nacionales o multinacionales.

Sin embargo todas ellas tienen algo en común, el desafío de administrar una gran cantidad de información y manejar pesados y tediosos procesos administrativos que atraviesan toda la organización.

Como ejemplo veamos lo que sucede cuando se pone en marcha un nuevo servicio de seguridad física:

El área comercial realiza un seguimiento de clientes potenciales, presenta propuestas y finalmente ingresa un nuevo cliente a la empresa, lo que a su vez genera una importante cantidad de procesos que atraviesan toda la empresa y generan una gran cantidad de información sobre el cliente, los objetivos a cubrir y como se prestará el servicio. Completa una ficha del cliente, con sus datos legales, impositivos y comerciales.

Facturación define como se le facturará, teniendo en cuenta la cobertura vendida.
Operaciones define como se cubrirá el servicio y con que sistema de trabajo, dicta las directivas del objetivo, que deberá ser dado de alta ante el organismo fiscalizador correspondiente por el sector Habilitaciones.

Recursos Humanos define las necesidades de personal.

Logística las necesidades de uniformes, armamento, comunicaciones y otros elementos.

Compras gestiona la adquisición de los elementos que sean necesarios.

Por otro lado, desde el momento en que se comienza el proceso de selección de un futuro empleado se genera una gran cantidad de información relacionada con su persona. Datos personales, documentación, experiencia, referencias, domicilio, etc.

Luego cuando se produce el alta se disparan una gran cantidad de circuitos administrativos llevados a cabo por distintas áreas de la empresa que agregan más información.

Recursos Humanos completa el legajo con toda la documentación que exige la ley, realiza el examen psicofísico, la capacitación y lo da de alta en los organismos fiscalizadores correspondientes.

Haberes define su sueldo conformado.

Operaciones le asigna un objetivo, días y horarios de trabajo.

Logística le entrega el uniforme y todos los elementos necesarios.

Y esto es solo el comienzo, cuando se inicial el servicio se realiza un control del exhaustivo del presentismo y ausentismo y un seguimiento de las novedades que se producen en los objetivos y las inquietudes que plantea el cliente.

Se realizan supervisiones en las que se controla al personal, su uniforme, el armamento y el cumplimiento de las directivas, se detectan errores y oportunidades de mejora que deben ser seguidos de cerca.

Todo ello genera abundante y valiosa información que a su vez es usada por otros procesos como el de facturación y liquidación de haberes.

Estos procesos son críticos si tenemos en cuenta los siguientes factores:

- Grandes dotaciones de personal.
- Dispersión geográfica, lo que dificulta reunir la información.
- Poco tiempo disponible, ya que solo se dispone de unos pocos días desde el momento en que se “cierra” la asistencia para facturar o liquidar los haberes.

A esta altura las contribuciones de puede brindar la informática son casi obvias: administrar todo este caudal de información y reducir el trabajo administrativo necesario para realizar los procesos mencionados.

Sin embargo, que resulte obvio no quiere decir que sea algo fácil de llevar a cabo, de hecho es sumamente complejo y existen una serie de factores que hacen que ésto sea así:

“Juventud” del sector: en su gran mayoría las empresas de seguridad son relativamente jóvenes, con una antigüedad que rara vez supera los 20 años. Esto hace que las empresas de seguridad como mercado sean relativamente jóvenes, razón por la cual existen pocas empresas o profesionales de informática con experiencia en implementación de soluciones en el sector. Algo muy distinto a lo que sucede por ejemplo en los bancos, que utilizaban la informática desde los tiempos de las “tarjetas perforadas”, por lo que existe una gran cantidad de aplicaciones estándar o paquetes de software, consultoras y profesionales con experiencia en la implementación de soluciones exitosas.

Profesionalización reciente: en sus inicios las empresas de seguridad eran conducidas en su gran mayoría por personal retirado de las fuerzas armadas, poco a poco se han ido incorporando profesionales a nivel gerencial, especialmente en las áreas de administración y sistemas con un mayor grado de permeabilidad a las herramientas informáticas.

Falta de recursos: Si nos dejamos guiar por el monto de la facturación o por la cantidad de personal que poseen podríamos concluir erróneamente que las empresas de seguridad cuentan con los recursos económicos para la implementación de soluciones informáticas de una escala y sofisticación que en la realidad no es posible. Esto se debe a que el margen con el que opera el sector es muy reducido y por lo tanto el capital a invertir en proyectos informáticos es limitado, por lo que hay que agudizar el ingenio para lograr los resultados esperados con herramientas acordes a las posibilidades.

Definición de una estrategia:

Teniendo en cuenta todos los factores enunciados podemos finalmente concluir que existen una serie de lineamientos que posibilitarán la implementación la informática en forma exitosa:

Toda solución informática esta compuesta al menos por los siguientes factores:

- Hardware
- Software
- Servicios profesionales
- Personal de la empresa

Todos los factores son igualmente importantes y deben interactuar armónicamente para lograr una solución exitosa.

De nada sirve invertir en el mejor hardware si el software no es capaz de aprovecharlo o por el contrario, invertir en el mejor software y no disponer de los equipos necesarios para que éste se ejecute eficientemente. Asimismo muchas implementaciones de las mejores aplicaciones en los mejores equipos se han visto frustradas por le poca pericia de los profesionales encargados de su implementación o por la poca colaboración prestada por el personal de la empresa o la falta de compromiso o liderazgo del personal gerencial.

A continuación analizaremos cada uno de los factores:

Hardware:

Este tal vez sea el factor más fácil de cumplimentar, ya que hoy en día el costo de los equipos es muy accesible, incluso para pequeñas empresas.
En general cualquier solución que se implemente hará necesaria la instalación de un servidor o varios y terminales para los usuarios. La configuración y cantidad de servidores y terminales deberán ser definidas de acuerdo a las posibilidades y tamaño de la empresa. Sin embargo como parámetro podemos decir que actualmente es casi inconcebible pensar en un puesto de trabajo sin una terminal o PC y que si nuestra red supera las 15 terminales seguramente necesitaremos un servidor mas robusto o incluso un segundo servidor.

Software:

Podemos dividir al software en 3 categorías: sistemas operativos, herramientas de productividad y software de gestión.

Sistemas operativos: es el software que administra el funcionamiento de la red y de cada PC. Todo servidor o PC debe tenerlo instalado. Actualmente el más usado es windows en alguna de sus versiones: Vista, XP, 2000/2003, Milenium, 98/95, pero también existen otras opciones como Linux, que tiene la particularidad de ser gratuito, pero que es conocido y operado por pocas personas.

Herramientas de productividad: Son todos aquellos programas que se utilizan para realizar las tareas administrativas de todos los días, el más conocido es el Office que incluye procesador de texto (Word), planilla de cálculo (Excel), presentaciones (Power Point), correo electrónico y gestión de contactos (Outlook) y base de datos (Access). Existen versiones equivalentes que se ejecutan en el sistema de operativo Linux (OpenOffice)

Software de gestión: son aplicaciones pensadas para llevar adelante la gestión administrativa y operativa de la empresa. Existen paquetes integrados accesibles para las empresas de seguridad, como por ejemplo Tango, Bejerman o Buenos Aires Software, pero debido a las particularidades de las empresas de seguridad, estos solo cubren una parte de sus necesidades sin dar solución a aspectos importantes.

A continuación se enumeran las principales aplicaciones de gestión necesarias para una empresa de seguridad:

Sistema de Recursos Humanos:

Esta aplicación es fundamental porque es la que administrará toda la información relacionada con los vigiladores y demás empleados. Existen muchas alternativas en el mercado, pero las empresas del sector requieren de funcionalidad que no siempre es contemplada, como por ejemplo:

· Registrar la mayor información posible del empleado y su historia dentro de la empresa: cambios de destino, sanciones, legales, premios, capacitación.

· Realizar un seguimiento de la documentación recibida y faltante.

· Realizar un seguimiento de las habilitaciones y sus vencimientos.

· Control de ausentismo.

Sistema de Diagramación de Coberturas:

Este tipo de aplicaciones son muy específicas pero fundamentales para una empresa de seguridad ya que permiten definir el presupuesto de horas a cumplir mediante la planificación de la forma en que cubrirán los distintos objetivos y a partir de allí estimar la cantidad de horas que deberán trabajarse cada día.

También puede asignarse el personal a cada turno y esto sirve de punto de partida para el control de asistencia.

Sistema de control de asistencia:

Este sistema permite registrar la asistencia de cada empleado, ya sean en base a un presentismo pronosticado provisto por un sistema de Diagramación de coberturas sobre el cual se realizan ajustes o cargando la información desde cero.

Otras funciones importantes son:

· Controles básicos como por ejemplo que un empleado no pueda ser cargado dos veces en el mismo horario en distintos objetivos.

· Control entre las horas a cubrir informadas por el sistema de diagramación de coberturas y las horas efectivamente trabajadas informando los desvíos.

· Exportación de datos al sistema de facturación.

· Exportación de datos al sistema de liquidación de haberes.

Sistema de control y valorización de Custodias:

Debe permitir cargas las custodias al momento de ser recibido el pedido, asignar los móviles y personal involucrado y posteriormente debe permitir realizar el seguimiento hasta la finalización del servicio.
Luego se deben poder valorizar las custodias, de acuerdo a la lógica utilizada por la empresa, para su posterior facturación a los clientes y liquidación al personal.

También debe permitir:

· Exportación de datos al sistema de facturación.

· Exportación de datos al sistema de liquidación de haberes.


Sistema Liquidación de Haberes:

Además de las características usuales de un sistema de este tipo deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos.

· Debe permitir realizar la liquidación de sueldos lo más automáticamente posible.

· Debe ser flexible ya que cada empresa tiene su propia modalidad de liquidación.

· Calcular el costo de mano de obra por objetivo: en general la gran falencia de los sistemas de liquidación de sueldos es que cargan todo el costo de la remuneración del empleado al último objetivo en donde trabajó, no permitiendo conocer el costo exacto de mano de obra de cada objetivo de acuerdo a las horas trabajadas por los distintos vigiladores.

· Interactuar con un sistema de control de asistencia para permitir importar las horas trabajadas y evitar la doble carga de esta información.

· Exportar información para el cálculo de las cargas sociales.

· Exportar información para acreditación de haberes.

Sistema de gestión comercial y administrativo contable:

Además de las funciones estándar debe tenerse en cuenta que:

· Debe estar orientado a empresas de servicios, permitiendo la facturación de abonos o contratos.

· Debe permitir cargar los objetivos o sucursales de cada cliente y toda la información necesaria sobre los mismos.

· Debe permitir importar de otros sistemas items a facturar, esto permitirá importar las horas a facturar del sistema de control de asistencia, de un sistema de control de custodias o de monitoreo de alarmas.

· A partir de octubre del 2007 las empresas del sector han sido incluidas en el Régimen de Facturación Electrónica y como consecuencia en los regímenes de Registración Electrónica y Duplicados Digitales (Resoluciones de la AFIP 1361 y 2177), por lo que es un requisito indispensable que el sistema de administración esté preparado para cumplir con esta reglamentación. (puede consultar información adicional sobre este tema en www.aipem.com/facturacion.html)

Sistema de Seguimiento de Novedades:

El objetivo de este sistema es sencillo: realizar un seguimiento de todas las novedades operativas, comerciales o administrativas que se producen en la empresa hasta su resolución.

Sin embargo debido a la gran cantidad de novedades que se pueden producir, los distintos orígenes que pueden tener y la cantidad de personas que se pueden ver involucradas a veces resulta muy difícil realzar el seguimiento.

Este tipo de aplicaciones que integran la información diseminada a lo largo de la empresa relacionada con el cliente se los conoce como C.R.M. por sus siglas en ingles (Customer Relationship Management) y existen de distintos tamaños y complejidades. El gran desafío es su integración con los otros sistemas de la empresa.

Sistema de Logística:

Básicamente se trata de un sistema de control de stock con la salvedad de que cada empleado y cada objetivo debe ser considerado como un depósito.

Debe estar preparado para manejar prendas, es decir trabajar con talles para los uniformes y con números de series para el caso del armamento o equipos de comunicación.

Debe estar integrado con el sistema de gestión administrativa y con el de Recursos Humanos.

Todas las aplicaciones mencionadas existen actualmente en el mercado y la mayoría de las empresas posee algunas de ellas, sin embargo el resultado comienza a verse cuando se logra que todas estos sistemas trabajen en forma integrada, compartiendo información y ahorrando tiempo y esfuerzo.

Servicios profesionales de terceros:

Otro aspecto importante además del hardware y el software está dado por los servicios profesionales necesarios tanto para la instalación del hardware como del software. En el caso del hardware debe tenerse en cuenta además del costo la seriedad y el respaldo que puede ofrecer el proveedor.

Si la instalación de le empresa supera las 5 terminales se debería pensar el contratar un soporte técnico prepago que se ocupe del mantenimiento y actualización de las PCs en forma rutinaria.

Si la instalación supera las 15 terminales tal vez sea el momento de pensar en un jefe o gerente de sistemas, que puede ser part time, que se ocupe de administrar la red y la base de datos, dar soporte a los usuarios, organizar y supervisar los backup, redactar un plan de contingencias, controlar y coordinar a todos los proveedores informáticos.

Con respecto a los profesionales relacionados con la implementación del software son tan importantes como el software y debemos tener especial cuidado en su selección, hay que tener en cuenta los siguientes factores:

- Experiencia en el sector.
- Antigüedad en el mercado.
- Implementaciones similares exitosas.
- Recursos disponibles.
- Capacidad de integrar el software con aplicaciones existentes.
- Capacidad de realizar migración de datos.
- Capacidad de realizar ajustes a medida.
- Calidad del servicio de soporte posventa.
- Actualización constante del software.

Personal de la empresa:

Finalmente el personal de la empresa es una pieza fundamental y decisiva en el éxito al implementar una solución informática, especialmente el personal directivo y gerencial que es el que toma las decisiones sobre la estrategia a seguir y “vende” internamente el proyecto.

Como todo cambio, la implementación de un nuevo sistema trae aparejadas resistencias, no olvidemos que la información es fuente de poder y la democratización de la información que se da por la implementación de cualquiera de estas aplicaciones aún hoy sigue provocando recelos.

Por otra parte, es posible que mediante la automatización haya procedimientos que se vuelvan obsoletos lo que implicará seguramente una redistribución de tareas, lo que una vez más puede provocar resistencias.

Por ello es de suma importancia el papel que jueguen los lideres de la organización despejando dudas y explicando claramente el rumbo elegido.

Lic. Guillermo Martín Toro (*)
gmtoro@aipem.com
http://www.aipem.com/


(*) Guillermo Martín Toro es Licenciado en Sistemas y trabaja desde hace más de 15 años implementando soluciones informáticas en empresas de seguridad. En sus tiempos de estudiante se desempeño como empleado administrativo en empresas de seguridad y una vez recibido fundó su propia empresa de AIPEM Group que desarrolla, implementa y mantiene aplicaciones informáticas para empresas de distintos sectores, contando a las empresas de seguridad entre sus principales clientes.